第一章 总则

第一条 为进一步加强档案管理，有效保护和利用档案,更好地为学院教育、教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》,结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学院在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是重要的基础性工作，学院把档案工作纳入整体发展规划，实行统一领导，集中管理的原则。

第四条 学院严格实行单位（部门）立卷制度，各单位（部门）做到“三纳入”“四同步”：即纳入计划和规划、纳入管理制度、纳入职责范围；在布置、检查、总结、验收工作时，档案工作要同步进行。

第二章 工作体制与职责

第五条 学院档案工作在学院党委领导下，由院长负责，分管图书档案工作的院领导协助院长负责档案工作。学院设立档案工作委员会，负责档案工作统筹规划、组织协调、制度建设、档案检查评估等工作。学院设立档案鉴定工作领导小组，负责档案鉴定工作。学院建立综合档案室，设在图书馆，由图书馆馆长负责管理。

第六条 综合档案室负责业务指导、监督和检查学院各单位（部门）的档案工作，其管理职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

（二）拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学院专（兼）职档案员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

（十）完成学院领导及上级业务主管部门交办的其他工作。

第七条 学院各单位（部门）的档案工作由各单位（部门）负责人负责，并配备一名兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确、系统、安全。

第八条 学院专兼职档案员须严格执行《档案法》的有关规定，严守档案秘密，确保学院档案实体和档案信息机密的安全。

第三章 档案的形成和接收

第九条 学院各单位（部门）或个人在招生、教学、科研、管理等活动中形成的文件材料，由文件材料形成人员交本单位（部门）兼职档案员检查、整理后，经单位（部门）负责人审核后向综合档案室移交。归档涉及多个单位（部门）的，由文件的主办单位（部门）归档，其他单位（部门）协办。任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对涉密档案材料的移交，严格执行有关保密规定。

第十条 学院各单位（部门）文件材料归档范围和保管期限参照相关文件确定。归档材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、磁（光）盘、实物等各种载体形式，逐步实现纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十一条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，著录规范，声像清晰，符合有关法规和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的相关标准执行。

第十二条 学院重大会议、重大活动、突发事件、重大建设项目、重大科研项目和重大设备采购项目所形成的材料，由相关主办单位（部门）整理后归档。档案工作要与项目立项、检查、鉴定、验收同步进行，未经档案验收或验收不合格的，不得进行项目竣工验收、成果鉴定和课题结题验收工作。

第十三条 学院内部机构调整时，应做好文件材料的交接或归档工作。

第十四条 归档时间与手续。

（一）学院各单位（部门）形成的综合类文件材料应当在次年4月底前归档；

（二）科研、基建、设备类项目和专题性、成套性文件材料，在项目完成通过鉴定验收后在次年4月底前归档；

（三）财会类文件材料按照《会计档案管理办法》要求归档；

（四）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签字盖章。

第四章 档案管理

第十五条 综合档案室应建立档案接收、使用、检查、鉴定、销毁等登记制度，确保档案完整安全，运用现代化管理手段，深层次开发档案信息资源，充分发挥档案资源的效益。

第十六条 综合档案室要做好档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、统计等工作，加强档案的保护工作，采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和失散。

第十七条 综合档案室要建立健全档案安全体系。落实人防、物防、技防三位一体的档案安全防范措施，建立完善档案安全应急管理制度，切实改善档案保管条件，对重要档案实行异地异质备份保管，确保档案实体和档案信息的安全。

第十八条 加强对涉密计算机和涉密载体的安全保密管理。保密档案实行专人专柜专库管理，保密档案密级的变更和解密，依照相关法规办理。

第十九条对保管期限已满、已失去保存价值的档案，综合档案室会同有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第五章 档案的开放与利用

第二十条 综合档案室对于自形成之日起满三十年的档案应向全院和社会开放，涉及重大安全、重大利益以及到期不宜开放的档案，须经分管院领导批准后延期开放。属下列情况之一的，档案到期不宜开放：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的；

（五）学院重要会议记录。

第二十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

第二十二条 综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。加盖印章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十三条 综合档案室原则上不外借档案，提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。

第二十四条 综合档案室应积极开展档案编研和宣传工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请院长批准。

第六章 条件保障

第二十五条档案工作所需经费单独立项，列入学校预算。

第二十六条 学院为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，馆库建设按照《档案馆建设标准》的要求执行。存放涉密档案应设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第二十七条 学院为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第七章 考核与责任追究

第二十八条 综合档案室在分管院领导的领导下，负责对全院档案工作定期进行检查、考核。

第二十九条有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第三十条 本办法自公布之日起执行，《武汉船舶职业技术学院档案管理办法》（院发〔2006〕21号）同时废止，由图书馆负责解释。

武汉船舶职业技术学院

二〇二二年三月二十五日