学院各单位（部门）：

按照《湖北省重大活动档案管理试行办法》和省委办公厅、省政府办公厅《关于加强省级重大活动档案管理工作的通知》要求，根据湖北省新冠肺炎疫情防控指挥部办公室《关于切实做好新冠肺炎疫情防控档案资料收集管理工作的通知》（鄂防指办发【2020】56号）和《湖北省档案馆关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的指导意见》等文件精神，为做好我院新冠肺炎疫情防控档案资料归档工作，确保学院疫情防控档案资料齐全、完整、准确、安全，现就有关事项通知如下：

一、疫情防控档案归档范围

1. 上级党委、政府关于疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报等；（责任单位：学院疫情防控工作领导小组办公室）

2. 上级有关主管部门关于做好疫情防控工作的部署、规定、通知、通报等；（责任单位：学院疫情防控工作领导小组办公室）

3. 上级疫情防控指导组指导我院疫情防控工作中形成的文件材料；

（责任单位：学院疫情防控工作领导小组办公室）

4. 临时性征用我院用于新冠肺炎隔离场所期间形成的文件材料；

（责任单位：学院疫情防控工作领导小组办公室）

5. 学院建立疫情防控工作机构的文件材料；

（责任单位：学院疫情防控工作领导小组办公室）

6. 学院关于疫情防控工作的公告、通知、通报、通告、实施方案、防控措施、统计报表(教职工核酸检测汇总、出国人员统计、回国人员统计等)、校园消杀环境合格证等文件材料；

（责任单位：学院疫情防控工作领导小组办公室、党委办公室、党委组织部、纪委办公室、校企合作交流处）

7. 新闻媒体关于我院疫情防控工作的文字材料；（责任单位：党委宣传部）

8. 在疫情防控工作中涌现的先进典型事迹及英模人物表彰材料；

（责任单位：评先办、党委宣传部、团委）

9. 学院对参加防疫一线人员奖励、表彰、发放补助等文件材料；

（责任单位：党委组织部、防疫办、人事处）

10. 组织相关经费保障、物资保障、校园消杀等工作形成的文件材料；

（责任单位：财务处、后勤服务集团）

11. 接受社会救助、捐赠及资金、物资分配和使用形成的文件材料；

（责任单位：财务处、后勤服务集团）

12. 我院在疫情防控和维护正常教学秩序过程中形成的文件材料；

（责任单位：教务处）

13. 与疫情防控工作相关的学生工作（包括告学生书）形成的文件材料；

（责任单位：学生工作处）

14. 与疫情防控工作相关的招生宣传、就业和毕业生离校形成的文件材料；

（责任单位：招生就业指导处）

15. 与疫情防控工作相关的线上团组织活动形成的文件材料；

（责任单位：团委）

16. 泰国、孟加拉留学生因疫情离汉提供服务保障工作形成的文件材料；（责任单位：校企合作交流处）

17. 疫情防控期间校园安全保卫工作形成的文件材料；（责任单位：保卫处）

18. 其他与疫情防控工作有关的文件材料和疫情防控工作中产生的各类声像文件材料、电子文件材料和实物等。（责任单位：各部门各单位）

二、归档要求

1．疫情防控档案要做到应收尽收、应归尽归；

2. 归档材料要求内容真实，文字图表、音频视频清晰，突出原始性。如电子版照片不得用PS方法对内容进行删除或增添。

3. 实物及电子档案均需附简要文字说明，描述时间、地点、人物、事件等背景信息。电子档案刻成DVD光盘移交。

4. 移交前打印《归档文件目录》和《档案移交清单》，签字盖章后并将电子版送交综合档案室。

三、归档时间

2020年8月31日前完成第一批文件资料归档，后期视疫情防控情况再定归档时间。

四、联系方式

联系人：孙老师、胡老师 联系电话：84804746

其他未尽事宜由学院综合档案室负责协调、解答。

图书馆

二〇二〇年六月十八日